Tietosuojaseloste

Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

*

  1. Rekisterinpitäjä

Tämän tietosuojaselosteen tarkoittamasta henkilötietojen käsittelystä vastaa rekisterinpitäjänä seuraava taho:

  • Rauman Yrittäjät ry (Rakastunut Raumaan -toiminta)
  • Kalatori 1, 26100 Rauma
  • rauman@yrittajat.fi, puh. 043 211 3177

*

  1. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Käsittelemme Rakastunut Raumaan -jäsenten, sidosryhmien, tapahtumiin ilmoittautuneiden henkilöiden sekä potentiaalisten jäsenten edustajien tietoja.

Käsiteltävät tiedot riippuvat rekisteröityjen ryhmistä, mutta pitävät pääosin sisällään rekisteröidyn nimi- ja yhteystietoja sekä rekisteröidyn edustamaan organisaation liittyviä tietoja, kuten organisaatiosta julkisesti saatavilla olevat tiedot.

Keräämme tietoa alla olevan luettelon mukaisesti:

  • Rakastunut Raumaan -jäsenyritykset/-toimijat
    • Jäsenyrityksen/toimijan perustiedot, kuten organisaation nimi, y-tunnus, toimialatiedot, työntekijämäärä, yrityksen perustamispäivämäärä
    • Jäsenyrityksen/-toimijan yhteystiedot kuten osoite, puhelinnumero, sähköposti, sosiaalisen median verkko-osoitteet ja ensisijaisen yhteyshenkilön nimi
    • Jäsenyyttä koskevat tiedot kuten liittymistiedot, jäsenhinta, laskutus- ja maksutiedot, viestinnän seurantatiedot, jäsenyyden mahdollinen päättäminen ja siihen liittyvät syyt
  • Sidosryhmät
    • Sidosryhmän edustajan perustiedot, kuten organisaation nimi, y-tunnus, osoite, yhteyshenkilön nimi puhelinnumero, sähköposti, ja organisaation jäsenyys Rakastunut Raumaan -yhteisössä
    • Tiedot yhteistyökumppanuudesta, kuten laskutustiedot, tiedot tuen suuruudesta sekä sen mahdollisista muutoksista
  • Tapahtumiin ilmoittautuneet henkilöt ja yritykset
    • Tapahtuman toteuttamiseen ja viestintään olennaisesti liittyvät henkilötiedot, kuten osallistujan nimi, taustaorganisaatio, tehtävänimike, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tiedot erikoisruokavalioista
    • Tapahtuman toteuttamiseen ja viestintään olennaisesti liittyvät yritystiedot, kuten organisaation nimi, yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero, laskutusosoite, yrityksen aukioloajat tapahtuman aikana ja erikoistoiveet tapahtumalle
    • Tapahtumien materiaalitilauksiin liittyvät tiedot, kuten tuotteen tai tilauksen tyyppi ja määrä
  • Potentiaalisten jäsenien edustajat
    • Potentiaalisen jäsenyrityksen/-toimijan edustajan henkilötiedot, kuten nimi ja yhteystiedot, tehtävänimike
    • Organisaatiota koskevat tiedot, kuten organisaation nimi ja yhteystiedot
    • Muut tiedot, joita on kerätty aiemman jäsen- tai asiakassuhteen aikana

*

  1. Rekisterin käyttötarkoitus

Käsittelemme tietoja pääasiallisesti seuraaviin tarkoituksiin:

  • Jäsenyyden sisäiseen hallinnointiin, viestintään ja laskuttamiseen
  • Jäsen- ja kuluttajatapahtumien toteuttamiseen ja niihin liittyvien tilausten ja tuotteiden toimittamiseen jäsenille ja yhteistyökumppaneille
  • Ulkoiseen toiminnastamme ja tavoitteistamme viestimiseen
  • Jäsenyyden markkinointiin ja myyntiin uusille jäsenille
  • Palautteen keräämiseen ja toiminnan kehittämiseen

*

  1. Rekisterin tietolähteet

Keräämme tietoja pääasiallisesti seuraavista lähteistä:

  • Jäsenyrityksen edustajan tiedot saamme jäsenyritykseltä tai rekisteröidyltä itseltään.
  • Sidosryhmien edustajien ja toiminnan tukijoiden tiedot saamme julkisista tietolähteistä kuten organisaatioiden verkkosivuilta.
  • Tapahtumaosallistujien tiedot saamme tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä.
  • Potentiaalisten jäsenten edustajien tiedot saamme jäseniltä, yhteistyökumppaneilta sekä internetin julkisista tietolähteistä.

*

  1. Rekisterin tietojen säilytysaika

Käsittelemme henkilötietoja pääsääntöisesti niin kauan kuin se käsittelyperusteen kannalta on tarpeellista. Lähtökohtaisesti jäsentietoja säilytetään 6 kuukautta jäsenyyden päättymisen jälkeen (paitsi milloin lainsäädäntö edellyttää tietojen säilyttämistä pidempään). Pyrimme varmistamaan, että käsittelemämme tiedot ovat ajantasaisia ja virheettömiä.

*

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen rauman@yrittajat.fi.

Tarkastaminen, korjaaminen, poistaminen:
Sinulla on oikeus tarkastaa sinusta tallennetut henkilötiedot. Pyynnöstäsi oikaisemme, täydennämme tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot.

Vastustamisoikeus:
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto:
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Suostumuksen peruuttaminen:
Voit peruuttaa antamasi suostumuksen milloin tahansa.

Valitusoikeus:
Voit tehdä valituksen viranomaiselle, mikäli katsot, että tietojasi on käsitelty tämän tietosuojaselosteen ja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti. Valvova viranomainen on tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi).

*

  1. Tietojen luovutus

Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille tarkkaan harkituissa tilanteissa, esimerkiksi yhteistyökumppaneille jäsenetujen tarjoamiseen, tutkimustarkoituksiin, viranomaisille niiden lakiin perustuvan pyynnön nojalla tai rekisteröidyn suostumukseen perustuen.

Luovutamme tietoja seuraavissa tarkkaan harkituissa tilanteissa:

Suostumus:
Voimme luovuttaa tietojasi kolmansille osapuolille, mikäli olet antanut siihen suostumuksesi.

Jäsenetu- ja muut kumppanit:
Voimme luovuttaa tietojasi yhteistyökumppaneille, jotta he osaavat tarjota jäsenyyteen kuuluvia etuja sinulle tai edustamallesi jäsenyritykselle.

Tapahtumat:
Voimme luovuttaa tapahtumaosallistujan tietoja tapahtumien järjestämisen kannalta keskeisille kumppaneille, kuten catering-, kuljetus - ja matkatoimistoyrityksille.

Tutkimukset:
Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.

Uudelleenorganisointi:
Mikäli fuusioimme tai muutoin järjestelemme toimintaamme, käyttäjän henkilötietoja voidaan luovuttaa vastaanottavalle organisaatiolle ja sen neuvonantajille.

Viranomaiset:
Voimme luo­vut­taa hen­ki­lö­tie­to­jasi toi­mi­val­tais­ten viran­omais­ten edel­lyt­tä­mällä, kul­loin­kin voi­mas­sao­le­vaan lain­sää­dän­töön perus­tu­valla, tavalla.

Perintä:
Voimme luo­vut­taa tie­to­jasi vali­koi­duille kump­pa­neil­lemme saa­ta­viemme peri­mi­seksi.

*

  1. Tietojen turvallinen käsittely

Käytämme muun muassa seuraavia suojatoimia henkilötietojesi turvallisuuden varmistamiseksi:

  • Henkilötietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät.
  • Henkilötietojen käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin sekä käyttöoikeuksin. Järjestelmä on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla.
  • Tiedot sijaitsevat lukituissa tiloissa.
  • Tiedoista otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.

Siltä osin kuin käytämme käsittelyssä alihankkijoita ja tietoja käsitellään muualla kuin hallinnassamme olevilla palvelimilla, takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

*

Tietosuojarekisterin laatimispäivä 25.1.2022