Tietosuojaseloste
Jäsenrekisterin tietosuojaseloste
*
-
Rekisterinpitäjä
Tämän tietosuojaselosteen tarkoittamasta henkilötietojen käsittelystä vastaa rekisterinpitäjänä seuraava taho:
- Rauman Yrittäjät ry (Rakastunut Raumaan -toiminta)
- Kalatori 1, 26100 Rauma
- rauman@yrittajat.fi, puh. 043 211 3177
*
-
Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus
Käsittelemme Rakastunut Raumaan -jäsenten, sidosryhmien, tapahtumiin ilmoittautuneiden henkilöiden sekä potentiaalisten jäsenten edustajien tietoja.
Käsiteltävät tiedot riippuvat rekisteröityjen ryhmistä, mutta pitävät pääosin sisällään rekisteröidyn nimi- ja yhteystietoja sekä rekisteröidyn edustamaan organisaation liittyviä tietoja, kuten organisaatiosta julkisesti saatavilla olevat tiedot.
Keräämme tietoa alla olevan luettelon mukaisesti:
-
Rakastunut Raumaan -jäsenyritykset/-toimijat
- Jäsenyrityksen/toimijan perustiedot, kuten organisaation nimi, y-tunnus, toimialatiedot, työntekijämäärä, yrityksen perustamispäivämäärä
- Jäsenyrityksen/-toimijan yhteystiedot kuten osoite, puhelinnumero, sähköposti, sosiaalisen median verkko-osoitteet ja ensisijaisen yhteyshenkilön nimi
- Jäsenyyttä koskevat tiedot kuten liittymistiedot, jäsenhinta, laskutus- ja maksutiedot, viestinnän seurantatiedot, jäsenyyden mahdollinen päättäminen ja siihen liittyvät syyt
-
Sidosryhmät
- Sidosryhmän edustajan perustiedot, kuten organisaation nimi, y-tunnus, osoite, yhteyshenkilön nimi puhelinnumero, sähköposti, ja organisaation jäsenyys Rakastunut Raumaan -yhteisössä
- Tiedot yhteistyökumppanuudesta, kuten laskutustiedot, tiedot tuen suuruudesta sekä sen mahdollisista muutoksista
-
Tapahtumiin ilmoittautuneet henkilöt ja yritykset
- Tapahtuman toteuttamiseen ja viestintään olennaisesti liittyvät henkilötiedot, kuten osallistujan nimi, taustaorganisaatio, tehtävänimike, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tiedot erikoisruokavalioista
- Tapahtuman toteuttamiseen ja viestintään olennaisesti liittyvät yritystiedot, kuten organisaation nimi, yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero, laskutusosoite, yrityksen aukioloajat tapahtuman aikana ja erikoistoiveet tapahtumalle
- Tapahtumien materiaalitilauksiin liittyvät tiedot, kuten tuotteen tai tilauksen tyyppi ja määrä
-
Potentiaalisten jäsenien edustajat
- Potentiaalisen jäsenyrityksen/-toimijan edustajan henkilötiedot, kuten nimi ja yhteystiedot, tehtävänimike
- Organisaatiota koskevat tiedot, kuten organisaation nimi ja yhteystiedot
- Muut tiedot, joita on kerätty aiemman jäsen- tai asiakassuhteen aikana
*
-
Rekisterin käyttötarkoitus
Käsittelemme tietoja pääasiallisesti seuraaviin tarkoituksiin:
- Jäsenyyden sisäiseen hallinnointiin, viestintään ja laskuttamiseen
- Jäsen- ja kuluttajatapahtumien toteuttamiseen ja niihin liittyvien tilausten ja tuotteiden toimittamiseen jäsenille ja yhteistyökumppaneille
- Ulkoiseen toiminnastamme ja tavoitteistamme viestimiseen
- Jäsenyyden markkinointiin ja myyntiin uusille jäsenille
- Palautteen keräämiseen ja toiminnan kehittämiseen
*
-
Rekisterin tietolähteet
Keräämme tietoja pääasiallisesti seuraavista lähteistä:
- Jäsenyrityksen edustajan tiedot saamme jäsenyritykseltä tai rekisteröidyltä itseltään.
- Sidosryhmien edustajien ja toiminnan tukijoiden tiedot saamme julkisista tietolähteistä kuten organisaatioiden verkkosivuilta.
- Tapahtumaosallistujien tiedot saamme tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä.
- Potentiaalisten jäsenten edustajien tiedot saamme jäseniltä, yhteistyökumppaneilta sekä internetin julkisista tietolähteistä.
*
-
Rekisterin tietojen säilytysaika
Käsittelemme henkilötietoja pääsääntöisesti niin kauan kuin se käsittelyperusteen kannalta on tarpeellista. Lähtökohtaisesti jäsentietoja säilytetään 6 kuukautta jäsenyyden päättymisen jälkeen (paitsi milloin lainsäädäntö edellyttää tietojen säilyttämistä pidempään). Pyrimme varmistamaan, että käsittelemämme tiedot ovat ajantasaisia ja virheettömiä.
*
-
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen rauman@yrittajat.fi.
Tarkastaminen, korjaaminen, poistaminen:
Sinulla on oikeus tarkastaa sinusta tallennetut henkilötiedot. Pyynnöstäsi oikaisemme, täydennämme tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot.
Vastustamisoikeus:
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto:
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Suostumuksen peruuttaminen:
Voit peruuttaa antamasi suostumuksen milloin tahansa.
Valitusoikeus:
Voit tehdä valituksen viranomaiselle, mikäli katsot, että tietojasi on käsitelty tämän tietosuojaselosteen ja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti. Valvova viranomainen on tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi).
*
-
Tietojen luovutus
Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille tarkkaan harkituissa tilanteissa, esimerkiksi yhteistyökumppaneille jäsenetujen tarjoamiseen, tutkimustarkoituksiin, viranomaisille niiden lakiin perustuvan pyynnön nojalla tai rekisteröidyn suostumukseen perustuen.
Luovutamme tietoja seuraavissa tarkkaan harkituissa tilanteissa:
Suostumus:
Voimme luovuttaa tietojasi kolmansille osapuolille, mikäli olet antanut siihen suostumuksesi.
Jäsenetu- ja muut kumppanit:
Voimme luovuttaa tietojasi yhteistyökumppaneille, jotta he osaavat tarjota jäsenyyteen kuuluvia etuja sinulle tai edustamallesi jäsenyritykselle.
Tapahtumat:
Voimme luovuttaa tapahtumaosallistujan tietoja tapahtumien järjestämisen kannalta keskeisille kumppaneille, kuten catering-, kuljetus - ja matkatoimistoyrityksille.
Tutkimukset:
Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
Uudelleenorganisointi:
Mikäli fuusioimme tai muutoin järjestelemme toimintaamme, käyttäjän henkilötietoja voidaan luovuttaa vastaanottavalle organisaatiolle ja sen neuvonantajille.
Viranomaiset:
Voimme luovuttaa henkilötietojasi toimivaltaisten viranomaisten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
Perintä:
Voimme luovuttaa tietojasi valikoiduille kumppaneillemme saataviemme perimiseksi.
*
-
Tietojen turvallinen käsittely
Käytämme muun muassa seuraavia suojatoimia henkilötietojesi turvallisuuden varmistamiseksi:
- Henkilötietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät.
- Henkilötietojen käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin sekä käyttöoikeuksin. Järjestelmä on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla.
- Tiedot sijaitsevat lukituissa tiloissa.
- Tiedoista otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.
Siltä osin kuin käytämme käsittelyssä alihankkijoita ja tietoja käsitellään muualla kuin hallinnassamme olevilla palvelimilla, takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
*
Tietosuojarekisterin laatimispäivä 25.1.2022