Tietosuojaseloste

Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Tämän tietosuojaselosteen tarkoittamasta henkilötietojen käsittelystä vastaa rekisterinpitäjänä seuraava taho:

Rakastunut Raumaan ry
Rautatienkatu 3 c 14, 26100 Rauma
info@rakastunutraumaan.fi puh. 043 211 3177

Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Käsittelemme Rakastunut Raumaan -jäsenten, sidosryhmien, tapahtumiin ilmoittautuneiden henkilöiden sekä potentiaalisten jäsenten edustajien tietoja.

Käsiteltävät tiedot riippuvat rekisteröityjen ryhmistä, mutta pitävät pääosin sisällään rekisteröidyn nimi- ja yhteystietoja sekä rekisteröidyn edustamaan organisaation liittyviä tietoja, kuten organisaatiosta julkisesti saatavilla olevat tiedot.

Keräämme tietoa alla olevan luettelon mukaisesti:

• Rakastunut Raumaan -jäsenyritykset/-toimijat

  • Jäsenyrityksen/toimijan perustiedot, kuten organisaation nimi, y-tunnus, toimialatiedot, työntekijämäärä, yrityksen perustamispäivämäärä

  • Jäsenyrityksen/-toimijan yhteystiedot kuten osoite, puhelinnumero, sähköposti, sosiaalisen median verkko-osoitteet ja ensisijaisen yhteyshenkilön nimi

  • Jäsenyyttä koskevat tiedot kuten liittymistiedot, jäsenhinta, laskutus- ja maksutiedot, viestinnän seurantatiedot, jäsenyyden mahdollinen päättäminen ja siihen liittyvät syyt

• Sidosryhmät

  • Sidosryhmän edustajan perustiedot, kuten organisaation nimi, y-tunnus, osoite, yhteyshenkilön nimi puhelinnumero, sähköposti, ja organisaation jäsenyys Rakastunut Raumaan -yhteisössä

  • Tiedot yhteistyökumppanuudesta, kuten laskutustiedot, tiedot tuen suuruudesta sekä sen mahdollisista muutoksista

• Tapahtumiin ilmoittautuneet henkilöt ja yritykset

  • Tapahtuman toteuttamiseen ja viestintään olennaisesti liittyvät henkilötiedot, kuten osallistujan nimi, taustaorganisaatio, tehtävänimike, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tiedot erikoisruokavalioista

  • Tapahtuman toteuttamiseen ja viestintään olennaisesti liittyvät yritystiedot, kuten organisaation nimi, yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero, laskutusosoite, yrityksen aukioloajat tapahtuman aikana ja erikoistoiveet tapahtumalle

  • Tapahtumien materiaalitilauksiin liittyvät tiedot, kuten tuotteen tai tilauksen tyyppi ja määrä

• Potentiaalisten jäsenien edustajat

  • Potentiaalisen jäsenyrityksen/-toimijan edustajan henkilötiedot, kuten nimi ja yhteystiedot, tehtävänimike

  • Organisaatiota koskevat tiedot, kuten organisaation nimi ja yhteystiedot

  • Muut tiedot, joita on kerätty aiemman jäsen- tai asiakassuhteen aikana

Rekisterin käyttötarkoitus

Käsittelemme tietoja pääasiallisesti seuraaviin tarkoituksiin:

Jäsenyyden sisäiseen hallinnointiin, viestintään ja laskuttamiseen

Jäsen- ja kuluttajatapahtumien toteuttamiseen ja niihin liittyvien tilausten ja tuotteiden toimittamiseen jäsenille ja yhteistyökumppaneille

Ulkoiseen toiminnastamme ja tavoitteistamme viestimiseen

Jäsenyyden markkinointiin ja myyntiin uusille jäsenille

Palautteen keräämiseen ja toiminnan kehittämiseen

Rekisterin tietolähteet

Keräämme tietoja pääasiallisesti seuraavista lähteistä:

Jäsenyrityksen edustajan tiedot saamme jäsenyritykseltä tai rekisteröidyltä itseltään.

Sidosryhmien edustajien ja toiminnan tukijoiden tiedot saamme julkisista tietolähteistä kuten organisaatioiden verkkosivuilta.

Tapahtumaosallistujien tiedot saamme tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä.

Potentiaalisten jäsenten edustajien tiedot saamme jäseniltä, yhteistyökumppaneilta sekä internetin julkisista tietolähteistä.

Rekisterin tietojen säilytysaika

Käsittelemme henkilötietoja pääsääntöisesti niin kauan kuin se käsittelyperusteen kannalta on tarpeellista. Lähtökohtaisesti jäsentietoja säilytetään 6 kuukautta jäsenyyden päättymisen jälkeen (paitsi milloin lainsäädäntö edellyttää tietojen säilyttämistä pidempään). Pyrimme varmistamaan, että käsittelemämme tiedot ovat ajantasaisia ja virheettömiä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen info@rakastunutraumaan.fi

Tarkastaminen, korjaaminen, poistaminen:
Sinulla on oikeus tarkastaa sinusta tallennetut henkilötiedot. Pyynnöstäsi oikaisemme, täydennämme tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot.

Vastustamisoikeus:
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto:
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Suostumuksen peruuttaminen:
Voit peruuttaa antamasi suostumuksen milloin tahansa.

Valitusoikeus:
Voit tehdä valituksen viranomaiselle, mikäli katsot, että tietojasi on käsitelty tämän tietosuojaselosteen ja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti. Valvova viranomainen on tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi).

Tietojen luovutus

Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille tarkkaan harkituissa tilanteissa, esimerkiksi yhteistyökumppaneille jäsenetujen tarjoamiseen, tutkimustarkoituksiin, viranomaisille niiden lakiin perustuvan pyynnön nojalla tai rekisteröidyn suostumukseen perustuen.

Luovutamme tietoja seuraavissa tarkkaan harkituissa tilanteissa:

Suostumus:
Voimme luovuttaa tietojasi kolmansille osapuolille, mikäli olet antanut siihen suostumuksesi.

Jäsenetu- ja muut kumppanit:
Voimme luovuttaa tietojasi yhteistyökumppaneille, jotta he osaavat tarjota jäsenyyteen kuuluvia etuja sinulle tai edustamallesi jäsenyritykselle.

Tapahtumat:
Voimme luovuttaa tapahtumaosallistujan tietoja tapahtumien järjestämisen kannalta keskeisille kumppaneille, kuten catering-, kuljetus - ja matkatoimistoyrityksille.

Tutkimukset:
Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.

Uudelleenorganisointi:
Mikäli fuusioimme tai muutoin järjestelemme toimintaamme, käyttäjän henkilötietoja voidaan luovuttaa vastaanottavalle organisaatiolle ja sen neuvonantajille.

Viranomaiset:
Voimme luo­vut­taa hen­ki­lö­tie­to­jasi toi­mi­val­tais­ten viran­omais­ten edel­lyt­tä­mällä, kul­loin­kin voi­mas­sao­le­vaan lain­sää­dän­töön perus­tu­valla, tavalla.

Perintä:
Voimme luo­vut­taa tie­to­jasi vali­koi­duille kump­pa­neil­lemme saa­ta­viemme peri­mi­seksi.

Tietojen turvallinen käsittely

Käytämme muun muassa seuraavia suojatoimia henkilötietojesi turvallisuuden varmistamiseksi:

Henkilötietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät.

Henkilötietojen käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin sekä käyttöoikeuksin. Järjestelmä on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla.

Tiedot sijaitsevat lukituissa tiloissa.

Tiedoista otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.

Siltä osin kuin käytämme käsittelyssä alihankkijoita ja tietoja käsitellään muualla kuin hallinnassamme olevilla palvelimilla, takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Tietosuojarekisterin laatimispäivä 25.1.2022